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Von Burkhard Altevolmer

Die Integration von Abbildungen in Word, insbesondere die korrekte und einheitliche Platzierung im Text, ist im Grunde nicht schwierig. Wer sich aber bisher nicht oder nur am Rande mit den Bildbearbeitungsmöglichkeiten von Word beschäftigt hat, der kann schon mal schnell die Nerven verlieren, wenn Abbildungen sich partout nicht dort platzieren lassen, wo man sie gerne haben möchte, und Word scheinbar willkürlich einen Ort im Text auswählt.

Eine Möglichkeit, die Platzierung einer Abbildung in den Griff zu bekommen, ist es, dort, wo sie erscheinen soll, zunächst eine Tabelle einzufügen und die Abbildung in die Tabelle zu integrieren – was den Vorteil hat, dass in einer weiteren Tabellenzeile auch gleich die Abbildungsbeschriftung untergebracht und untrennbar mit der Abbildung verbunden werden kann. Dies setzt allerdings wiederum Kenntnisse in der Bearbeitung von Tabellen in Word voraus, insbesondere dann, wenn es um einheitliche Abstände der Abbildung zum oberen und unteren Text geht oder um die zentrierte oder bündige Ausrichtung der Abbildung/Tabelle; ein Grundwissen über Bildbearbeitung ist auch bei der Unterstützung durch Tabellen notwendig. Deshalb soll es im Folgenden darum gehen, wie ohne die Zuhilfenahme einer Tabelle die Abbildung optimal platziert werden kann und welche Einstellungen an welchen Stellen dafür vorzunehmen sind.

Die folgenden Ausführungen zeigen einen Weg der Abbildungsplatzierung in Word, der für Dokumente besonders praktikabel ist, in denen Grafiken nicht den Hauptbestandteil ausmachen, sondern nur den Text erläuternd begleiten. Das Programm hält andere Wege und zahlreiche Möglichkeiten des Abbildungslayouts bereit, und welche Variante gewählt wird, ist nicht zuletzt auch eine Frage von Erfahrungswerten und individuellen Vorlieben; hier ist allerdings nicht der Platz, auf alle diese Lösungen einzugehen.

Externe Grafiken

Die Erläuterungen beziehen sich auf das Betriebssystem Windows, auf Dateien im DOCX-Format und auf die Einstellungen, wie sie in der Version Microsoft Word 2010 vorzunehmen sind. Für Dateien im DOC-Format und für andere Word-Versionen sind die Einstellungen sehr ähnlich, zum Teil weichen aber die Wege, auf denen man zu den Einstellmöglichkeiten gelangt, ab. Zudem geht es im Folgenden um Abbildungen, die als externe „Grafiken“ vorliegen, z. B. im JPG- oder im PMG-Format, und in Word integriert werden sollen, und um „Formen“, also grafische Elemente wie Pfeile oder Kästen, die mit Word selbst erstellt werden können. Diesen grafischen Elementen ist gemein, dass der Mauszeiger, wenn er über sie bzw. über ihre Ränder wandert, um einen Doppelpfeil in Kreuzform ergänzt wird; wenn dann ein Rechtsklick ausgeführt wird, erscheint eines der folgenden Kontextmenüs:

Einfügen einer Grafik

Bevor darauf eingegangen wird, welche Möglichkeiten diese Menüs bieten, soll zunächst erläutert werden, wie überhaupt eine externe Grafik, z. B. ein Foto im JPG-Format, in einen Text integriert wird. Nachdem das Word-Dokument geöffnet wurde, wird an die Stelle, an der die Grafik erscheinen soll, mit der Enter-Taste eine leere Zeile bzw. genauer gesagt ein neuer Absatz eingefügt. In diese Zeile wird der Maus-Cursor gesetzt, und in dem Menüband von Word an der oberen Bildschirmkante wird die Registerkarte „Einfügen“ gewählt.

Hier kann unter dem Abschnitt „Illustrationen“ das einzufügende Element gewählt werden; im Fall eines Fotos oder einer anderen externen Datei muss die Schaltfläche „Grafik“ angeklickt werden. In dem Fenster, das sich nun öffnet, ist sowohl der Ordner im Windows-Dateisystem auszuwählen, in dem sich die einzufügende Datei befindet, als auch die Datei selbst; der Name der Datei muss in der Zeile „Dateiname“ erscheinen. Anschließend auf „Einfügen“ klicken, und die Grafik erscheint im Dokument an der Stelle, an der vorher der Cursor gesetzt wurde, also in der Leerzeile. Höchstwahrscheinlich ist die Grafik aber noch nicht optimal platziert, hat noch nicht die richtige Größe oder ist komplett im Dokument verrutscht. In letzten Fall ist es hilfreich, die Ansicht von Word so zu verkleinern, dass zwei oder drei Seiten des Dokuments auf einmal auf dem Bildschirm zu sehen sind, sodass erkennbar wird, wo die Abbildung beim Einfügen „gelandet“ ist.

Positionierung der Grafik

Anschließend ist der Mauszeiger in die Abbildung zu führen, sodass der Cursor mit dem gekreuzten Pfeil erscheint, und mit Rechtsklick ist das oben erwähnte Kontextmenü aufzurufen. In diesem Menü ist dann die Schaltfläche „Größe und Position“ (bzw. „Weitere Layoutoptionen“) anzuklicken. In dem sich nun öffnenden Layout-Fenster können alle wichtigen Einstellungen vorgenommen werden.

Vorerst sollte hier aber nur auf der Registerkarte „Textumbruch“ die Option „Mit Text in Zeile“ gewählt werden. Damit wird festgelegt, dass die Abbildung vom Programm wie ein Teil einer Textzeile behandelt wird, das heißt, theoretisch könnten vor oder hinter der Abbildung noch Wörter stehen. Allerdings ist von einem Layout abzuraten, das Text und Abbildung so eng miteinander verbindet, weshalb in der Zeile außer der Abbildung nichts stehen sollte. Die Abbildung sollte auch nicht von Text umflossen sein, wie es die Umbruchsoptionen „Rechteck“ und „Passend“ erlauben. Am besten ist es, wenn Text und Abbildung optisch deutlich voneinander getrennt sind, sodass sich der Leser bei der Lektüre entweder auf die Abbildung oder auf den Text konzentrieren kann. Gegenüber der Option „Oben und unten“ hat die Behandlung der Abbildung als Textzeilenelement den Vorteil, dass für ihre Positionierung auf der Seite keine weiteren Einstellungen mehr vorgenommen werden müssen – und auch nicht können: Die Einstellmöglichkeiten auf der Registerkarte „Position“ im Layout-Fenster sind automatisch deaktiviert. Darüber hinaus wird mit der Einstellung „Mit Text in Zeile“ verhindert, dass die Abbildung über die Textbegrenzung – den Satzspiegel – hinausragen kann, und schließlich lassen sich die Abstände ober- und unterhalb der Abbildung bequem über die Absatzformatierung festlegen.

Nach Klicken auf „OK“ muss die Abbildung für den Fall, dass sie nicht in der vorher eingefügten Leerzeile „gelandet“ ist, an die richtige Stelle geschoben werden. Dafür wird der Mauszeiger über die Abbildung geführt, dann wird die Abbildung mit gedrückt gehaltener linker Maustaste „angefasst“ und in die vorher eingefügte Leerzeile verschoben.[1]

Ausrichten der Grafik

Um die so eingefügte Abbildung innerhalb der Zeile zentriert, links- oder rechtsbündig auszurichten, kann die Absatzformatierung verwendet werden, denn die Zeile selbst bildet einen eigenen Absatz, das heißt, Formatierungen für diesen Absatz wirken sich nicht auf den vorhergehenden und folgenden Text aus. Der Cursor wird wieder in die Zeile/den Absatz mit der Abbildung gesetzt (also vor oder hinter die Abbildung, sodass der blinkende Cursor zu sehen ist), dann kann mit Rechtsklick das folgende Kontextmenü aufgerufen werden:

Wenn hier auf „Absatz“ geklickt wird, öffnet sich das Absatz-Fenster, in dem unter „Ausrichtung“ z. B. die Einstellung „zentriert“ gewählt werden kann.

Noch einfacher geht es über das Menüband an der oberen Bildschirmkante im Menü „Start“, Abschnitt „Absatz“, mit den jeweiligen Schaltflächen für die Absatzausrichtung:  Im obigen Absatz-Fenster kann auch unter „Abstand“ der Abstand des Abbildungs-Absatzes zum vorhergehenden und zum folgenden Absatz (also dem Text vor und hinter der Abbildung) festgelegt werden. Dieser Abstand sollte für alle Abbildungen im Dokument einheitlich sein, z. B. 6 Punkt.

Größe der Grafik

Neben der Positionierung der Abbildung muss in der Regel auch noch die Größe der Abbildung angepasst werden. Dieser Schritt kann vor oder nach der Positionierung im Text erfolgen. Meistens ist das Originalformat der Abbildung direkt nach dem Einfügen zu groß. Die einfachste Möglichkeit, die Größe einzustellen, besteht darin, mit der Maus zu arbeiten. Zunächst muss mit einem Linksklick in die Abbildung ihre Begrenzung hervorgehoben werden, sodass an den Ecken kleine Kreise und mittig an den Seiten kleine Vierecke erscheinen. Wird mit dem Mauszeiger auf einen der Kreise geklickt, kann mit gedrückt gehaltener linker Maustaste und dem Verschieben der Maus die Größe der Abbildung verkleinert oder vergrößert werden, und zwar so, dass das Seitenverhältnis beibehalten wird. Wird die Abbildung stattdessen an einem der seitlichen Vierecke angefasst, wird die Abbildung nur gestaucht bzw. gezerrt und damit verfälscht. Genauere Einstellungen lassen sich wieder mit dem Layout-Fenster vornehmen (Rechtsklick in die Abbildung, im Kontextmenü „Größe und Position“ und dann im Layout-Fenster die Registerkarte „Größe“ auswählen.

Hier ist wieder darauf zu achten, dass das Häkchen bei „Seitenverhältnis sperren“ gesetzt ist, sodass eine Zerrung/Stauchung des Bildes vermieden wird. Unter „Höhe“ und „Breite“ lassen sich nun genaue Maße für die Abbildungsgröße festlegen, wobei, da ja das Seitenverhältnis gesperrt ist, sich Änderungen in der Breite auch automatisch auf die Länge auswirken (und umgekehrt).

Schließlich besteht noch die Möglichkeit, die Größe der Abbildung dadurch zu ändern, dass sie „zugeschnitten“ wird, dass also auf der linken, rechten, oberen oder unteren Seite der Abbildung ein Teil entfernt und damit der Originalausschnitt geändert wird. Durch Rechtsklick in die Abbildung wird wieder das Kontextmenü aufgerufen. Oberhalb des Menüs erscheint ein kleiner Kasten, in dem neben den Maßen (die auch in diesem Fenster geändert werden können) eine Schaltfläche für den Zuschnitt zu sehen ist.

In der obigen Abbildung ist die Schaltfläche gelb hervorgehoben. Durch Anklicken erscheinen an den Rändern und Ecken der Abbildung Markierungen, die mit der Maus bewegt werden können und den Ausschnitt festlegen. Bei filigranen Einstellungen ist es sinnvoll, die Ansicht von Word soweit zu vergrößern, dass genaue „Schnitte“ vorgenommen werden

[1] Zur besseren Orientierung können die sogenannten Steuerzeichen eingeblendet werden, entweder über die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[*] oder durch Klicken auf die Schaltfläche mit dem Absatzzeichen ¶, das im oberen Menüband auf der Registerkarte „Start“ und im Abschnitt „Absatz“ zu finden ist (mit demselben Vorgehen lassen sich diese Zeichen auch wieder ausblenden). Mit Einblendung der Steuerzeichen (neben den Absatzmarken werden auch Leerzeichen und andere im Druckbild unsichtbare Formatierungszeichen sichtbar gemacht) kann der Absatz genau identifiziert werden, dem die Abbildung zugeordnet werden soll.

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