Von Burkhard Altevolmer
Die folgenden Hinweise dienen dazu, Anwender mit der Überarbeitungs- und Korrekturfunktion von Word 2007 und Word 2010 vertraut zu machen – etwa um die vom online:TEXTBÜRO vorgeschlagenen Änderungen zu übernehmen.
Grundlagen
Die Überarbeitungstools von Word 2007 (ähnlich bei Word 2010) befinden sich auf der Registerkarte „Überprüfen“; diese ist Teil der Menüleiste („Ribbon“) von Word:
Für die Bearbeitung von Dokumenten, die vom online:TEXTBÜRO korrigiert oder lektoriert wurden, sind nur die Abschnitte „Nachverfolgung“ und „Änderungen“ auf der Registerkarte wichtig:
Änderungen nachverfolgen
Der Button „Änderungen nachverfolgen“ wird vor Beginn einer Korrektur oder eines Lektorats aktiviert; er erscheint dann, wie oben zu sehen ist, farbig hinterlegt. Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ können sämtliche Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, erkannt werden. Alle Einfügungen und Streichungen werden in diesem Modus optisch hervorgehoben, wie im folgenden Beispielsatz, in dem eine Streichung und zwei Einfügungen zu sehen sind:
Der hier gelb hinterlegte Kommentar (nicht zu verwechseln mit den Word-eigenen Kommentaren; es handelt sich um ein speziell für o:T-Zwecke entwickeltes Makro) ist eine Einfügung. Kommentare müssen in jedem Fall aus dem Dokument entfernt werden. Die anderen Überarbeitungen können entweder jeweils einzeln akzeptiert bzw. verworfen werden, oder sämtliche Änderungen können in einem einzigen Schritt akzeptiert bzw. verworfen werden. Für beide Möglichkeiten werden die Schaltflächen „Annehmen“ und „Ablehnen“ verwendet, die über folgende Pull-down-Menüs verfügen:
Annahme/Ablehnung per Schaltfläche
Wird der farbig markierte Bereich angeklickt, wird die Änderung, an der sich gerade der Mauszeiger befindet, angenommen oder abgelehnt. Die unteren Schaltflächen ermöglichen die Annahme/Ablehnung in einem einzigen Schritt. Achtung: Wenn alle Änderungen angenommen werden, werden natürlich auch die gelb hinterlegten Kommentare akzeptiert; in diesem Fall müssen die Kommentare manuell enfernt werden. Falsche Entscheidungen können allerdings problemlos mit dem „Zurück-Pfeil“ rückgängig gemacht werden (oder mit der Tastenkombination „STRG+ Z“).
Annahme/Ablehnung per Mausklick
Eine bequemere Variante, die Änderungen einzeln zu bearbeiten, besteht darin, mit der Maus in einem geänderten Bereich, z.B. dem hier gelb hinterlegten Kommentar, rechtszuklicken. Dann erscheint das folgende Kontextmenü:
Mit einem Linksklick auf das jeweilige Feld wird die Änderung angenommen oder abgelehnt.
Sprechblasen abschalten
Möglicherweise werden die Überarbeitungen in einem Dokument nicht, wie in dem Beispielsatz oben zu sehen ist, „inline“ angezeigt, sondern als Sprechblasen am äußeren Rand. Diese Anzeige ist nicht zu empfehlen, da sie, insbesondere wenn viele Korrekturen vorgenommen wurden, äußerst unübersichtlich ist. Die Sprechblasen sollten also abgeschaltet werden. Dazu wird die Schaltfläche „Sprechblasen“ genutzt, die ebenfalls über ein Pull-down-Menü verfügt:
Der Haken sollte, wie hier zu sehen ist, bei „Alle Überarbeitungen inline anzeigen“ gesetzt sein.
Einstellung der Anzeige
Um schon vor der Überarbeitung einen Eindruck davon zu bekommen, wie das Dokument aussieht, wenn alle Änderungen angenommen werden, kann die Anzeige für die Überarbeitung umgeschaltet werden. Standardmäßig ist die Anzeige „Endgültige Version enthält Markups“ voreingestellt, d.h., alle Änderungen werden so angezeigt, wie das im obigen Beispielsatz zu sehen ist. Die Einstellung „Endgültig“ zeigt das Dokument so an, als wären alle Änderungen angenommen. Um sich den Ursprungszustand vor der Bearbeitung durch das online:TEXTBÜRO noch einmal anzusehen, kann „Original“ verwendet werden. Die vierte Einstellung, „Originalversion enthält Markups“, unterscheidet sich von „Endgültige Version enthält Markups“ nur, wenn Sprechblasen verwendet werden.
Abschalten der Nachverfolgung
Bei der Einarbeitung der vorgeschlagenen Änderungen ist zu beachten, dass, solange der Button „Änderungen nachverfolgen“ eingeschaltet ist, weiterhin Hinzufügungen und Löschungen aufgezeichnet werden. Das heißt natürlich nicht, dass das Annehmen oder Ablehnen einer bereits als geändert markierten Stelle erneut als Annahme oder Ablehnung gekennzeichnet wird; aber alle weiteren Änderungen, die von dem zweiten Bearbeiter (in diesem Fall Ihnen) vorgenommen werden und die über die Vorschläge des online:TEXTBÜROs hinausgehen, werden weiterhin aufgezeichnet und entsprechend gekennzeichnet. Möglicherweise führt dies zu Verwirrung. Um das zu vermeiden, muss einfach nur die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ durch erneutes Anklicken des Buttons ausgeschaltet werden; die farbige Hinterlegung der eigenen Hinzufügungen verschwindet dann.
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